Privacyverklaring

1. Algemeen

Als de werkgroep Jongerenwerking van het Verbond van Vlaamse Speleologen (VVS) zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Deze privacyverklaring beschrijft hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens (in volgorde van voorkeur):

VVS Jongerenwerking
Mechelsesteenweg 586 c10
1800 Vilvoorde
vvsjongerenwerking@gmail.com

Verbond van Vlaamse Speleologen
Mechelsesteenweg 586 c10
1800 Vilvoorde
info@speleovvs.be

2. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door de werkgroep jongeren van het Verbond van Vlaamse Speleologen verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Het organiseren van jongerenactiviteiten (gerechtvaardigd belang).
• Het versturen van uitnodigingen (gerechtvaardigd belang).
• Het afsluiten van de speleo gast-verzekering voor niet-leden (contractuele verplichting).
• Het informeren van de ouders (gerechtvaardigd belang).
• Indien nodig, het kunnen contacteren van de ouders/dokter, contactpersonen bij problemen (gerechtvaardigd belang).

3. Welke gegevens verwerken we?

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en verwerken.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Van de jongeren:

• Naam, adres (identificatie)
• Telefoon, e-mailadres (contacteren)
• Geboortedatum, geboorteplaats (identificatie & bepalen toestemming gegevensverwerking)
• Rijksregisternummer, identiteitskaartnummer (kopie van identiteitskaart, enkel voor kampen, voor geval dat jongere de kaart vergeten is)
• Aansluiting bij ziekenfonds (kopie van Europese ziekteverzekeringskaart, enkel voor kampen, voor geval dat jongere de kaart vergeten is)
• Club (bepalen deelnameprijs (VVS lid of niet))
• Vegetariër (gewenste maaltijden)
• Innemen medidatie (gezondheid)
• Naam, adres en telefoon huisarts (contacteren in geval van problemen)
• Bloedgroep, gewicht & lengte, tetanus vaccinatie, vroegere ziekten, andere medische info (medische info, voor in geval van nood)
• Allergieën (gezondheid / maaltijden)
• Overige nuttige info (vermijden van problemen)
• Rekeningnummer, betalingen, aanwezigheid op activiteiten (financiële nacalculatie + controle)
• Toestemming reizen naar buitenland (organisatie van buitenlandse kampen)

Van de contactpersonen/ouders van de jongeren:

• Naam
• Verwantschap met jongere
• Adres
• Telefoon
• E-mailadres

Deze gegevens worden gebruikt voor het contacteren van ouders/voogd in geval van nood en informeren van ouders/voogd.

Van begeleiders en medewerkers:

• Naam (identificatie)
• Telefoon, e-mailadres (contacteren)
• Rekeningnummer, betalingen, aanwezigheid op activiteiten (financiële nacalculatie + controle)

4. Verspreiding gegevens binnen het VVS

Kernleden werkgroep jongeren:

• Alle gegevens

Aan Secretariaat VVS:

• Van jongeren en begeleiders/medewerkers
  • Naam
  • Rekeningnummer, betalingen
  • Aanwezigheid op activiteiten
• Bijkomend van jongeren, niet VVS-leden (voor afsluiten speleo gastverzekering):
  • Adres
  • Geboortedatum

Aan begeleiders en medewerkers:

• Alle gegevens van de aanwezige jongeren op papier tijdens een activiteit.
• Naam, e-mailadres en GSM-nummer van alle begeleiders.

Vanuit ledenadministratie VVS:

• Van alle VVS leden vanaf 12 t.e.m. 22 jaar (voor versturen van uitnodigingen / controle lidmaatschap VVS):
  • Naam
  • Club
  • E-mailadres
  • Geboortedatum / leeftijd

Webteam VVS

(Voor het technisch beheer van de inschrijvingsmodule voor de jongerenactiviteiten.)

• Van jongeren:
  • Naam, adres, geboortedatum
  • E-mail adres
  • VVS lid (ja/nee), Club
  • Vegetariër, allergieën (ja/nee), innemen medidatie (ja/nee/n.v.t)
  • Overige nuttige info
  • Aanwezigheid op activiteiten
  • Eigen materieel (ja/nee)
• Van ouders / contactpersoon:
  • Naam
  • Verwantschap met jongere
  • Adres
  • Telefoon
  • E-mailadres

5. Verstrekking gegevens aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Syncplicity file sharing en Google Mail voor het opslaan en delen van gegevens door en onder de kernleden van de werkgroep jongeren en voor communicatie.
• De hosting van inschrijvingsmodule voor de VVS Jongeren door onze hosting provider Combell NV.
• Het afsluiten van een speleo-gastverzekering.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen contract of verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven (andere partijen verstrekken), tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

6. Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

7. Gebruik van audiovisueel materieel

Door de begeleiders/medewerkers/jongeren gemaakt audiovisueel materiaal blijft eigendom van deze personen. Door het materiaal ter beschikking te stellen aan het Verbond van Vlaamse Speleologen verklaren de auteurs zich akkoord dat het Verbond van Vlaamse Speleologen al deze beelden vrij en gratis mag gebruiken voor promotie van het Verbond van Vlaamse Speleologen, voor publicatie op de website of verwante media van/aan het Verbond van Vlaamse Speleologen (zoals bv. ons tijdschrift Spelerpes). Indien gewenst wordt de naam van de auteur vermeld bij deze publicatie.

Door het inzenden van hun materiaal bevestigen de auteurs dat ze alle rechten voor de gebruikte beelden, portretten en muziek verworven hebben. Zij vrijwaren het Verbond van Vlaamse Speleologen voor alle mogelijke inbreuken op de wetgeving daaromtrent.

8. Bewaartermijn

De werkgroep jongeren en het Verbond van Vlaamse Speleologen bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

De volgende bewaartermijnen worden gehanteerd:

• Alle gegevens jongeren en hun contactpersonen:
  • Kopie identiteitskaart, ziekteverzekeringskaart: tot na de activiteit (enkel voor kampen).
  • Andere: 10 jaar (verwijdering in januari na het verlopen van de termijn van 10 jaar).
• Betalingsgegevens door het VVS secretariaat:
  • 7 jaar
• Alle gegevens van begeleiders / medewerkers
  • 10 jaar en zolang de begeleider/medewerker actief is binnen de werkgroep jongeren

9. Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

• Alle personen die namens de werkgroep jongeren en het Verbond van Vlaamse Speleologen van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

10. Je rechten omtrent je gegevens

Jaarlijks zullen vanuit de werkgroep jongeren de beschikbare gegevens van de jongeren en zijn/haar contactpersonen (met uitzondering van de betalingsgegevens en aanwezigheden) voorgelegd worden aan de ouders (voor jongeren tot 18 jaar) / jongeren (vanaf 18 jaar) met de vraag deze te actualiseren.

Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Via het hoger vermeld adres kan je ons hiervoor contacteren.

Tevens kan je bezwaar indienen tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

11. Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Drukpersstraat 35
1000 Brussel
https://www.privacycommission.be/nl

12. Wijziging privacyverklaring

De werkgroep jongeren en het Verbond van Vlaamse Speleologen kan de privacyverklaring steeds wijzigen.

De laatste wijziging gebeurde op 11 oktober 2019.

Historiek wijzigingen